Per archiviare e classificare i documenti è sufficiente trascinare l’insieme dei documenti all’interno di uno dei raccoglitori virtuali e una serie di regole stabilirà come trattare ogni singolo documento in modo automatico, con grande risparmio di lavoro.
Il modulo OCR integrato è in grado di trasformare in testo il contenuto del documento già dal momento dell’archiviazione, anche se è in formato immagine ottenuto tramite scansione digitale, indipendentemente dalla lingua in cui è scritto
L’integrazione con il CRM dell’Ordine permette di facilitare le operazioni di classificazione condividendo l’archivio degli iscritti all’Ordine, suggerendo in automatico i nominativi presenti.
alVolo può avviare automaticamente procedure di collaborazione: il personale dell’organizzazione riceverà avvisi e segnalazioni al verificarsi di determinati eventi, come: apertura di pratiche di iscrizioni, richiesta di certificazioni o scadenza di quote associative.
La gestione del protocollo informatico è integrata in alVolo, per tutta la documentazione prodotta e ricevuta dall’Ordine, mantenendo semplici le operazioni di classificazione e protocollazione.
Tutte le funzioni sono fruibili utilizzando un semplice browser , senza richiedere l’installazione di software specifico sui computer client. alVolo è predisposto per essere fruibile su tablet e smartphone.
Il titolario di classificazione può essere esteso in modo dinamico, in funzione delle esigenze di archiviazione, creando degli spazi virtuali per la documentazione dell’Ordine
Non è più indispensabile sapere chi ha archiviato un determinato documento o in quale fascicolo si trovi, inserendo una qualsiasi parola o frase contenuta in uno dei documenti che fanno parte del fascicolo o in una delle informazioni di classificazione, ad esempio, il numero di protocollo, date di riferimento, argomenti trattati, nominativi degli iscritti, i documenti saranno resi disponibili se i livelli di privilegio legati al ruolo del singolo operatore lo consentono.
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